Algemeen beleid gegevensverwerking

Vabo deuren BVBA (verder “Vabo deuren” of “wij”) neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In dit document legt Vabo deuren uit hoe het uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt. Ze vormt aldus het algemene beleid van Vabo deuren op het vlak van gegevensverwerking. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De verantwoordelijke voor de verwerking is Jonas Festjens, CEO bij Vabo deuren met maatschappelijke zetel in Meensesteenweg 463 te 8800 Roeselare en KBO-nummer BE 0894.547.262.

Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen via onderstaande contactgegevens. Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken. Vabo deuren Meensesteenweg 463 te 8800 Roeselare, info@vabodeuren.be, 051/25.47.25.

Wanneer en voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt Vabo deuren gegevens? Vabo deuren verzamelt en verwerkt gegevens over u wanneer u als klant op ons een beroep doet voor werken (plaatsen binnendeuren) of wanneer u op een andere manier met ons contact opneemt. Die activiteiten vatten we samen onder de noemer “klantenbeheer” en betreffende met name de uitvoering van de projecten die wij met u sluiten.

Bent u leverancier / (onder)aannemer, dan verwerken wij uw gegevens of die van uw contactpersonen in het kader van de levering van producten of diensten, voor het generieke doeleinde “leveranciersadministratie”. In dat geval is het ook mogelijk dat wij uw gegevens meenemen in onze werkplanning.

Verder verwerken wij uw gegevens, als klant of als leverancier / (onder)aannemer, bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten. Dit vormt het doeleinde “boekhouding”.

In sommige gevallen verwerken wij uw gegevens, als prospect, d.i. een persoon die nog geen contract met ons heeft, met de bedoeling in te gaan op de door u gestelde vraag.

Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen. Deze activiteiten omschrijven we als “communicatie” of “public relations”.

Welke gegevens verzamelt en verwerkt Vabo deuren? Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor de uitvoering van het project / diensten waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rijksregisternummer en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer en alle andere gegevens in dat verband. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van uw architect of andere partijen waar u mee samenwerkt. De gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw interesses in of plannen voor een toekomstig project.

Van leveranciers / onderaannemers kunnen wij bepaalde gegevens verwerken om ons toe te laten de werken goed in te plannen. Het gaat daarbij dan om de beschikbaarheid en aanwezigheid, alsook het type werken.

Vabo deuren : Algemeen beleid gegevensverwerking 26-11-2019

Financiële gegevens verwerken wij in het kader van de boekhouding.   Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public relations.

Hoe verzamelt Vabo deuren uw gegevens? Uw gegevens verzamelen wij wanneer u daartoe (papieren dan wel elektronische) formulieren invult. Soms gebeurt dat via een gesprek, telefonisch contact of mailuitwisseling.

Normaal verkrijgen wij die gegevens rechtstreeks van u. Soms kan het ook zijn dat wij ze onrechtstreeks verkrijgen maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van uw architect of andere partijen waar u mee samenwerkt. Dat is ook het geval met gegevens over medewerkers van leveranciers / (onder)aannemers die actief zijn op onze werven en die we bekomen van de leveranciers zelf.

Als u onze website bezoekt, maken wij daarbij gebruik van cookies. Deze cookies of mini-bestandjes worden gebruikt om de functionaliteit van de website te verbeteren. Ze worden niet gebruikt om uw surfgedrag op andere websites na te gaan. Indien u dit niet wenst, kunt u de cookies zelf uitschakelen via uw webbrowser. Indien u de cookies uitschakelt, is het mogelijk dat bepaalde onderdelen van de website niet meer volledig functioneren. Om statistieken van de website te verzamelen en in detail weer te geven maken we gebruik van Google Analytics. Dat doen wij in het bijzonder om de inhoud en het gebruiksgemak van de website zoveel mogelijk af te stemmen op u als gebruiker ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.    Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door Vabo deuren? In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw opdracht en het contract dat wij met u sluiten. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers / (onder)aannemers en voor de verwerking “boekhouding”.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij direct marketing en communicatie/public relations, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.

Worden de gegevens meegedeeld aan derden? Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer, leveranciersbeheer, werkplanning, boekhouding en communicatie/public relations door de dienst/verantwoordelijke die instaat voor deze activiteiten.  Ze kunnen voor bepaalde punctuele diensten of opdrachten worden doorgegeven aan verwerkers / leveranciers / (onder)aannemers waar wij een beroep op doen, zij het altijd onder onze controle en binnen een contractuele of pré-contractuele relatie met u.

Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, bij ons gegevens opvragen. In dat geval gaan wij na of aan de voorwaarden om gegevens op te vragen is voldaan.

Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties. Dat kan mogelijks gebeuren in het kader van contracten voor cloud services die wij sluiten. Dan worden uw gegevens mogelijk opgeslagen op servers in derde landen waar in beginsel enkel wij toegang toe hebben. In dat geval zorgen wij ervoor dat de provider van die diensten gevestigd is in een derde land met een adequaat beschermingsniveau of dat er met die provider een overeenkomst ter bescherming van uw rechten wordt gesloten.

Hoe worden uw gegevens beschermd? Vabo deuren BVBA heeft een aantal organisatorische en technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Vabo deuren  Algemeen beleid gegevensverwerking 26-11-2019

– De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot die personen die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie. – We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen. – De digitale gegevens worden beschermd met alle recentste updates van anti-virus-, anti-spam- en firewall-toepassingen. – Een beveiligde https-verbinding voor de website.

Uw rechten U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij Jonas Festjens, CEO van Vabo deuren, Meensesteenweg 463 te 8800 Roeselare of info@vabodeuren.be, met een bewijs van uw identiteit. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.

Indien u het niet eens bent met de manier waarop Vabo deuren uw gegevens verwerkt, kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit  (www.privacycommission.be), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

Wijzigingen Vabo deuren behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 26/11/2019.